mercoledì 21 agosto 2013

E' morto il fax?


Dal decreto-legge 21 giugno 2013, n. 69, coordinato con la legge di conversione 9 agosto 2013, n. 98, pubblicata il 20 agosto e in vigore dal 21 agosto 2013 (oggi).
Fra le novità, circa l’uso del fax tra pubbliche amministrazioni:
1) Art. 14 Misure per favorire la diffusione del domicilio digitale
c. 1-bis. All'articolo 47, comma 2, lettera c), del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dopo le parole: "di cui all'articolo 71" sono inserite le seguenti: ". E' in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax".
c. 1-ter. All'articolo 43 del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il comma 3 e' sostituito dal seguente: "3. L'amministrazione procedente opera l'acquisizione d'ufficio, ai sensi del precedente comma, esclusivamente per via telematica.
Le due norme modificate diventano:
Art. 47. Dlgs 82/2005  Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni
1.  Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa[1]; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. 
1-bis.  L'inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma restando l'eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare. 
2.  Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se:
a)  sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;
b)  ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; 
c)  ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71. E' in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax.
d)  ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
Articolo 43 DPR 445/2000  Accertamenti d'ufficio
1.  Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d'ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47, nonché tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato. (L)
2.  Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare l'esattezza, si considera operata per finalità di rilevante interesse pubblico, ai fini di quanto previsto dal decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi dell'amministrazione certificante, finalizzata all'accertamento d'ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per l'accesso diretto ai propri archivi l'amministrazione certificante rilascia all'amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente. (L)
"3. L'amministrazione procedente opera l'acquisizione d'ufficio, ai sensi del precedente comma, esclusivamente per via telematica. (prima era: Quando l'amministrazione procedente opera l'acquisizione d'ufficio ai sensi del precedente comma, può procedere anche per fax e via telematica)-
Rimane in vigore il comma 6 di questo articolo 43, che dice:
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
Riflessioni:
1)    A mio avviso, stante la manifesta incompatibilità tra le nuove disposizioni e le precedenti (art. 15 delle Preleggi, abrogazione tacita) NON è più possibile accertare la provenienza e quindi acquisire validamente alcun documento tramite FAX da una Pubblica Amministrazione, né acquisirlo in sede di accertamenti d’ufficio;
2)    E’ invece ancora possibile farlo Da e Verso soggetti Privati (in virtù del comma 6 dell’art. 43, che è rimasto in vigore).
Ergo, dalle disposizioni di cui sopra, modificate, dedurrei che la trasmissione di documenti tra il ns. Comune e altre Pubbliche Amministrazioni, possa da oggi in poi avvenire e sia valida solo:
1)    Con posta elettronica semplice, a condizione che il documento sia firmato digitalmente o altra firma elettronica, oppure abbia la “segnatura di protocollo” (banalmente, la carta intestata e numero e data di protocollo)
2)    Con posta elettronica certificata, anche per documenti non firmati digitalmente
3)    Mediante consultazione diretta degli archivi dell’altra Amministrazione.
In teoria avrei qualche dubbio persino per la Posta cartacea, che è vero che non è esclusa com’è ora scritto per il fax, ma non è nemmeno prevista nell’art. 47. A buonsenso direi che hanno ragione di esistere trasmissioni postali di documenti o fascicoli voluminosi, ma le semplici richieste di atti, comunicazioni, lettere, trascrizioni, etc. dovrebbero viaggiare solo più tramite Mail, pena la solita “responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare”. Questo anche per rispondere in modo concreto alle norme che impongono revisioni di spesa e risparmi nella attività corrente delle pubbliche amministrazioni.
Infine, concretamente, cosa ne direste se da oggi NON protocollassimo più in arrivo nessun FAX da Pubbliche Amministrazioni e scrivessimo loro (via mail, è ovvio) che aspettiamo la trasmissione elettronica?



[1] Con cooperazione applicativa si intende: la capacità di uno o più sistemi informativi di avvalersi, ciascuno nella propria logica applicativa, dell’interscambio automatico di informazioni con gli altri sistemi.

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